withコロナ時代の小さな会社の適応戦略-01テレワーク開始編


昨日始まった弊社のwithコロナブログですが、昨日は準備編。今日から具体的なことを記録していこうと思っています。いろんなことを同時に着手して同時に変えていかないといけないので、社員やお取引先様との共有などもこの場を活用できればと可能なかぎり思考・行動ともに記録を残します。
withコロナ時代の小さな会社の適応戦略-0

さてさて、テレワーク開始前の最終出勤日でしたので、お昼はいっしょに餃子を食べながら、テレワークのお話なども進めました。

【目次】
1:テレワークへの温度感
2:テレワークへの準備
3:テレワークをいつ開始するか
4:開始にあたってやったこと
5:STUDIO Kのテレワーク
1)方針
2)ステージ
3)テレワークの方法
4)テレワーク開始日
5)テレワーク開始後の社内コミュニケーション
6)オンライン会議で使用するツール
7)残業について:ひとまずは、原則残業禁止
8)「不」を感じたら
9)テレワーク時の生活に関しておせっかいなドリフ的注意事項

1:テレワークへの温度感
緊急事態宣言が7都府県に発令されてから、その地の関係先の方々がテレワークに入りました。つまり4月上旬が超身近に感じられたタイミングです。それ以前、1月下旬や2月からIT系の会社などが開始していましたが、正直まだ他人事な感覚でした。ただ、テレワーク実施時に何が支障になるか、ハード的なもので事前に手配すべきものはないかなど、導入会社の方のブログを読むなどしてリストアップだけはしておき、社員とも時折そのことについて話はしていました。


2:テレワークへの準備
準備の前提として、弊社の人数や業務内容を書いておきます。弊社は対面サービス業でもなく、工場でしか仕事ができない製造業でもありません。マーケティング&デザインというテレワークしやすいタイプの会社です。一言でいうと「地方の小さなデザイン会社」、人数は現在3名、業務としては、
①民間企業とはデザイン+マーケティング、
②自治体とは地域事業者向けプロジェクトの請負、
③自治体・中小企業支援機関からのご依頼でセミナー等での講演講師
を行っています。

まず①について。
デザインはネット環境があってパソコンがあればできるので大丈夫だと思いながら、細かく工程を洗い出すと、デザインのデモや試作のチェックが浮かび上がりました。
【支障1】最終的にはデザインしたものを模型やデモで確認するときのプリンター、商品やパッケージなどの実物ものの移動

②については、プランなど企画系は全く問題無し、打合せは先方の組織がOKであればオンライン会議で問題無し、あとは実際の企画内容として、これまでセミナーやイベントなどリアルの場で共有していたことをオンラインなど非接触な方法で可能にすること。
【支障2】自治体などとオンライン会議が可能になるか?(この環境でオンライン不可を続ける組織はないはず…)
【支障3】セミナー・イベントなどリアルな場の代替する新しい企画の創出

③はオンラインでリアルと同等かそれ以上の満足度を確保する方法を生み出さねばいけません。ちなみに、セミナーでの受講後満足度調査(5段階)でトップボックス82%とかなり高い評価を頂いているので、この評価を維持しようと思うと、抜本的な見直しが必要です。
【支障4】オンラインでも高満足度を得られるセミナーコンテンツの開発

ということで上記の支障が生じることとを念頭におきつつ、まずは社員の基本執務場所が自宅になった場合のチェックを実施しました。
・在宅時のネットワーク→各自の環境を確認
・サーバーへのアクセス→セキユリティレベルを上げておいたほうが良いかもアドバイスもらう
・使用機器(ハード類)→サブ機があるので問題無し
・経験者にヒアリング、ブログなど読み込み→案外ストレスフルだということがわかった


3:テレワークをいつ開始するか
正直、いつ開始するのが良いか迷ってたところがあります。ですが遅くとも鹿児島に緊急事態宣言が出たらすぐ導入しよう、それだけは決めていました。弊社のような業務がまっさきに始めることが、鹿児島でのテレワーク導入会社増に多少なりとも貢献できるかも…という思いもありました。

実際には、「全都道府県への緊急事態宣言、16日中にも発令…首相が専門委に諮問」という記事を見たのが4月16日(木)16:03。その時点で即決定、16:10には対外的に発信しました。


4:開始にあたって最初に着手したこと
・会社HPやFACEBOOKでのご案内
・現在進行中の関係先への連絡
・基本的なルール決め(下記5)
・在宅業務の支障となりそうなことを再度洗い出し→即調査
・自社サーバーへのアクセスにおいて認証段階をアップすることに
・社員とテレワークのあり方を相談
・東京や福岡など先行している地域の友人にリアルな感覚をヒアリング
・FAXは現状少ないのでメールへの移行を依頼する
・郵便でやりとりしていたもののリストアップ


5:STUDIO Kのテレワーク
1)方針
①withコロナ時代=非接触時代への適応戦略を採用する。
②スタンスは「何事もまず実施、不便・不都合・不快」は後で解決する。
③社員・取引先・協力先・関係先の「身体の安全と精神の安定」に留意する。
④取引先・協力先・関係先とのコミュニケーションをこれまでと同等以上に保つ。

2)ステージ
・ステージ1:緊急事態宣言が鹿児島に出ても、ほぼこれまでと同様の対応を要求されている段階
・ステージ2:東京など先行する7都府県クラスで、休業など具体的な行動抑制要求がでる段階

3)テレワークの方法
・ステージ1:会社でしかできない業務のため一部出社有り(慣れるための期間、最短時間で)
・ステージ2:社員は完全在宅

4)テレワーク開始日
2020年4月20日(月)
→終わりは緊急事態宣言までを一区切りとしますが、その後についてはまた検討します。

5)テレワーク開始後の社内コミュニケーション
導入当初は下記の方法をとります。定着してきたら見直します。
・月曜9時のミーティング(30分):全体的な進捗確認など
・火~金曜日の3時のおやつミーティング(10分):完全に雑談
・その他は随時

6)オンライン会議で使用するツール
・Skype
・ZOOM
・FaceTime
※外部とのオンライン会議では好きなツールを選んでいただく

7)残業について:ひとまずは、原則残業禁止
新しいスタイルに慣れるには多少時間もかかります。今までと違う場所で仕事し、なれないツールを使いつつ進めるので、今までよりストレスが高くなると想定されます。そんな時に無理をしてはいけません。9時~18時、ペースは多少ゆっくり目でよいので始めていきましょう。慣れてきたらまたその時に。

8)「不」を感じたら
・不平
・不満
・不利
・不便
・不都合
・不安
などなど、いろんな「不」を感じたら、声に出しましょう。そしてテレワークの先輩たちにも相談しながら、解決していきましょう。

9)テレワーク時の生活に関しておせっかいなドリフ的注意事項
①規則正しい生活を。
・朝は決まった時間に起きろよ!
・夜も同じくらいの時間に寝ろよ!

②定期的な運動を。
・散歩や自転車くらいしろよ!
・オンラインヨガとかあるらしいゾ!

③よく食べ、よく寝て、よく笑うこと
・ちゃんとごはん食べろよ!
・しっかり寝ろよ!
・風呂にもしっかり入るんだゾ!
・一日一笑いしないとダメだゾ!